Samråd med Regionarkivet

Ett samråd är ett förslag till beslut som fattas av myndigheten och som kan börja tillämpas efter att Regionarkivet tillstyrkt det. Samrådskravet rör ärenden inom samtliga områden som omfattas av Region Stockholms riktlinje för informationshantering och arkiv. När Regionarkivet bedömer samrådsärenden tar vi ställning till om ärendet är förenligt med tillämpliga lagar, riktlinjen och övriga regler kring arkiv och informationshantering inom Region Stockholm.

Ett samråd med Regionarkivet ska alltid hållas när en myndighet planerar att

• Förändra sina administrativa rutiner, till exempel att införa VIR, eller digital signering

• Ändra verksamhetens driftsform

• Besluta om gallring av allmänna handlingar som inte finns med i bevarande- och gallringsplanerna

• Upphandla, införa eller avveckla informationssystem
  

• Bygga, bygga om eller hyra en arkivlokal.

Såhär går samrådsprocessen till

• Myndigheten skickar in en framställan med en begäran om exempelvis gallring, som innehåller ett förslag till beslut till Regionarkivet för samråd. Mallar för olika typer av samråd finns längst ner på sidan.

• Framställan/beslutet ska vara undertecknat av arkivansvarig, eller av den som arkivansvarig delegerat sin rätt att underteckna samrådsärenden till.

• Senast tre arbetsdagar efter att samrådsärendet kommit in till Regionarkivet får myndigheten besked om vem på Regionarkivet som är handläggare för ärendet och vilket diarienummer det fått.

• Eventuella frågor och svar utbyts. Ibland behöver samrådsärendet kompletteras med ytterligare information på begäran av Regionarkivets handläggare.

• Om Regionarkivet tillstyrker myndighetens framställan så träder beslutet i kraft.

• Myndigheten kommunicerar sedan beslutet till den övriga myndigheten, som verkställer det inom den egna verksamheten.