Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
Samråd med Regionarkivet
Ett samråd med Regionarkivet ska alltid hållas när en myndighet planerar att
- förändra administrativa rutiner avseende dokument- och informationshantering, till exempel att införa VIR
- ändra verksamhetens driftsform
- besluta om gallring av allmänna handlingar som inte upptas i befintliga bevarande- och gallringsplaner
- upphandla, införa eller avveckla informationssystem
- bygga, bygga om eller hyra en arkivlokal.
Så här går samrådsprocessen till
- Myndigheten skickar in en framställan med en begäran om, till exempel gallring, och som innehåller ett beslut till Regionarkivet för tillstyrkan/samråd. Mallar för samråd finns längst ner på sidan.
- Framställan/beslutet ska vara undertecknat av arkivansvarig, eller av den som arkivansvarig delegerat sin rätt att underteckna samrådsärenden till. En kopia på delegationsbeslutet ska skickas in till Regionarkivet.
- Senast tre arbetsdagar från det att samrådsärendet kommit in till Regionarkivet får myndigheten besked om vem som handlägger ärendet och vilket diarienummer det fått.
- Eventuella frågor och svar utbyts och kompletteringar sker.
- Under förutsättning att Regionarkivet tillstyrker framställan träder beslutet i kraft.
- Myndigheten kommunicerar och verkställer beslutet inom den egna verksamheten.
Ett samråd mellan en myndighet och Regionarkivet resulterar alltid i ett beslut. Beslutet träder i kraft under förutsättning att Regionarkivet tillstyrker myndighetens begäran. Det är myndigheten som initierar samrådet genom att skicka in ett förslag till beslut till Regionarkivet.
Mallar
Begäran om samråd Mall – Allmän v1.0
Begäran om samråd vid införande av system/applikation
Gallringsframställan för allmänna handlingar (analoga och digitala)
Gallringsframställan Mall - Skannade handlingar v1.0
Gallringsframställan system/applikation och informationen i system vid avveckling eller migrering
Gallringsutredning Checklista - För information i digitala system v1.0
Styrdokument