Samråd med Regionarkivet

Ett samråd med Regionarkivet ska alltid hållas när en myndighet planerar att

• förändra administrativa rutiner avseende dokument- och informationshantering, till exempel att införa VIR
• ändra verksamhetens driftsform
• besluta om gallring av allmänna handlingar som inte upptas i befintliga bevarande- och gallringsplaner
• upphandla, införa eller avveckla informationssystem
  
• bygga, bygga om eller hyra en arkivlokal.

Så här går samrådsprocessen till

• Myndigheten skickar in en framställan med en begäran om, till exempel gallring, och som innehåller ett beslut till Regionarkivet för tillstyrkan/samråd. Mallar för samråd finns längst ner på sidan.

• Framställan/beslutet ska vara undertecknat av arkivansvarig, eller av den som arkivansvarig delegerat sin rätt att underteckna samrådsärenden till. En kopia på delegationsbeslutet ska skickas in till Regionarkivet.

• Senast tre arbetsdagar från det att samrådsärendet kommit in till Regionarkivet får myndigheten besked om vem som handlägger ärendet och vilket diarienummer det fått.

• Eventuella frågor och svar utbyts och kompletteringar sker.

• Under förutsättning att Regionarkivet tillstyrker framställan träder beslutet i kraft.

• Myndigheten kommunicerar och verkställer beslutet inom den egna verksamheten.