Region Stockholm Regionarkivet

Versionshantering

En ny version av redovisningsplanen upprättas när den innehåller många avslutade och tillagda processer och därmed börjar bli svår att använda. Det kan finnas behov av att skapa en ny numrering utan luckor. En ny version av redovisningsplanen innebär att arkivbildning en bryts.

Eftersom redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna och systemförteckningen hänvisar till varandra måste de versionshanteras tillsammans. Arkivbeskrivningen kan däremot versionshanteras separat.

 

Vissa ändringar i redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen kan ske inom ramen för samma version, se avsnitt hantera ändringar i redovisningsplanen och hantera ändringar i hanteringsanvisningarna och systemförteckningen.

 

Hur versionshanteringen av informationsredovisningen ska gå till avgörs av den egna myndigheten.

 

Om myndigheten inte har ett systemstöd kan version- och ändringshantering skötas manuellt enligt exemplet nedan.


 

Exempel

Förkortningar i tabellen: Hanteringsanvisning=HA, Systemförteckning=SF

Versionsbyte

Arkiv-beskrivning

Hanterings-anvisning

System-förteckning

Kommentar


Första version:


Arkiv-beskrivning 1.0

Hanterings-anvisning 1.0

System-förteckning 1.0

Alla dokument är i första version



Arkiv-beskrivningen

uppdateras:


Arkiv-beskrivning 2.0 (datum anges)

Hanterings-anvisning 1.0


System-förteckning 1.0


Arkivbeskrivningens versionsändring påverkar inte de andra dokumenten



Hanterings-anvisningarna revideras




Arkiv-beskrivning 2.0




Hanterings-anvisning 1.1

(datum anges)


System-förteckning 1.0




När ändringar görs i hanteringsanvisningarna utan att dokumentet byter version ändras andra siffran i versionsnumret. HA och SF relaterar fortfarande till varandra genom första siffran (1) i versionsnumret

System-förteckningen revideras



Arkiv-beskrivning 2.0



Hanterings-anvisning 1.1



System-förteckning 1.1 (datum anges)


När ändringar görs i systemförteckningen utan att dokumentet byter version ändras andra siffran i versionsnumret. HA och SF relaterar fortfarande till varandra genom första siffran i versionsnumret

Hanterings-anvisningen byter version


Arkiv-beskrivning 2.0


Hanterings-anvisning 2.0 (datum anges)

System-förteckning 2.0 (datum anges)

Systemförteckning och hanteringsanvisningar byter version samtidigt