Region Stockholm Regionarkivet

Ta fram hanteringsanvisningar

 

1. Inventera handlings-/informationstyper

Att inventera vilka informationstyper som finns hos myndigheten och koppla dem till rätt process kräver deltagande från myndighetens medarbetare och chefer.


Utgå från myndighetens befintliga dokumenthanteringsplaner och bevarande- och gallringsplaner. Tänk på att handlings-/informationstyperna kan finnas på olika håll och lagras både analogt och digitalt.

Gruppera handlingstyperna enligt redovisningsplanens processer. Stäm därefter av med de som arbetar i respektive process. Det finns flera metoder för att få fram önskade uppgifter, till exempel genom intervjuer eller workshops.

 

Diskutera vid behov med regionarkivet om vilka metoder som är lämpliga för er verksamhet.


2. Namnge handlings-/informationstyperna enhetligt

Använd de generella bevarande- och gallringsplanerna i så stor utsträckning som möjligt. Namnge handlingstyperna så att samma handlingstyp heter samma sak oavsett vilken process den tillhör. En handlingstyp kan benämnas annorlunda i de generella bevarande- och gallringsplanerna än hos myndigheten även om det är samma typ av handling som avses. Då bör man välja bevarande- och gallringsplanens benämningar. Om det inte går anges bevarande- och gallringsplanens handlingstypsnamn i kolumnen ”Hänvisning till gallringsbeslut/lagrum”.


Exempel

Egen benämning: ”Överenskommelse” hänvisas till ”Avtal/kontrakt av varaktig betydelse” i bevarande- och gallringsplanen för administrativa handlingar.

Process

Handlingstyp

Hänvisning till gallringsbeslut eller lagrum

2.13.1 Upphandla verksamhetsstödjande tjänster

Överenskommelse


Avtal/kontrakt av varaktig betydelse

LA 2011-1924, v 2


Använd vid behov anmärkningskolumnen i hanteringsanvisningarna för att redogöra för vilken avdelning/enhet som ansvarar för informationen eller andra uppgifter som kan vara bra att ha med.


3. Se över detaljeringsgraden hos informationstyperna

Handlingar/information som liknar varandra och som hanteras på samma sätt kan redovisas som en handlings-/informationstyp.


Exempel

Verksamhetsområde

Processgrupp

Process

Handlingsstyp

Sekretess

1. Styrning och ledning

1.1 Verksamhets-ledning

1.1.1 Utveckla verksamheten

Interninstruktioner  

-



Handlingar/information som liknar varandra men som behöver synliggöras eller hanteras på olika sätt ska däremot redovisas för sig.


Exempel

Verksamhetsområde

Processgrupp

Process

Handlingstyp

Sekretess

1. Styrning och ledning

1.1 Verksamhetsledning

1.1.1 Utveckla verksamheten

Ledningsprotokoll


-





Styrgruppsprotokoll



Prövning enligt OSL 19:3

4. Kontrollera att det finns gällande gallringsbeslut

När hanteringsanvisningarna tas fram kan myndigheten upptäcka att det saknas gallringsbeslut för handlingar som man önskar gallra. Du behöver då ta fram ett nytt gallringsbeslut. Eftersom hanteringsanvisningarna ersätter den tidigare dokumenthanteringsplanen bör man i de fall dokumenthanteringsplanen innehåller gallringsbeslut kontakta regionarkivet.


5. Fyll i uppgifter om informationstyperna i mallen

I mallen för hanteringsanvisningarna står vilka uppgifter som ska anges.
Informationsredovisningen enligt VIR gäller inte retroaktivt. Därför ska handlings/informationstyperna dateras tidigast det datum då VIR infördes inom myndigheten. Det tidigare arkivet ska avslutas och redovisas enligt allmänna arkivschemat.


 

Exempel
Förvaltningen X beslutade om att införa VIR 2018-06-30. I hanteringsanvisningarna dateras handlingstypen anställningsavtal med året 2018, trots att anställningsavtal finns upprättade sedan 2010.

Processgrupp


Process


Tidsperiod för process

Handlingstyp


Tidsperiod för handlingstypen

2.10 Personal


2.10.1 Anställa personal

2018 -

 

Anställningsavtal          


2018 -



 

Exempel

Nya handlings-/informationstyper, som tillkommer efter att VIR införts, dateras med det år handlings-/informationstypen tillkom.

Processgrupp



Processgrupp



Tidsperiod för process


Handlingstyp



Tidsperiod för handlingstypen


2.10 Personal


2.10.1 Anställa personal

2018 -             


Anställningsavtal


2018 -





Sekretessförbindelser för nyanställda

2020 -