Region Stockholm Regionarkivet

Att införa VIR

Den 1 januari 2019 ska samtliga myndigheter inom Region Stockholm ha infört VIR. Så snart en myndighet har färdigställt sin informationsredovisning enligt VIR, och samråd med regionarkivet har genomförts, kan den nya informationsredovisningen tas i bruk.

Att driva ett införandeprojekt

Regionarkivet rekommenderar att VIR-införandet görs i projektform. Myndighetens storlek och komplexitet avgör hur mycket tid som krävs för detta arbete.


Till hjälp har regionarkivet tagit fram ett antal verktyg:

  • ChecklistaPDF för implementering av VIR
  • Mall för milstolpeplanExcel som i detalj beskriver vad som behöver göras
  • Utbildning (filmer) som består av VIR-teori och VIR-införandets olika faser
  • VIR-nätverk för utbyte av erfarenheter och kunskapsöverföring
  • Rådgivning från regionarkivets arkivarier

Kontakta regionarkivet under arbetet med VIR-införandet för att få råd och stöd. På så sätt kan ni upptäcka fallgropar tidigt som annars skulle kunna innebära merarbete.


Kompetenser som bör ingå i projektet

  • Projektägare: Arkivansvarig.

 

  • Styrgrupp: Personer på chefsnivå som har ansvar för relevanta delar av myndighetens verksamhet.

 

  • Projektledare: En arkivarie eller motsvarande med kunskap om projektledning.

 

  • Projektmedlemmar: Medlemmarna i projektet bör ha god kännedom om verksamheten och dess dokument- och informationshantering, både på en övergripande och på en detaljerad nivå. Exempel på kompetenser: arkivarier, registratorer, dokumentcontrollers, verksamhetsexperter, informationssäkerhetsansvariga, informationsarkitekter, administratörer, systemförvaltare med flera.

 

Om myndigheten saknar en arkivarie med kunskap om projektledning bör projektet anlita en konsult eller projektanställa en arkivarie.