Region Stockholm Regionarkivet

 Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.

Verksamhet flyttas inom regionen

Vid överföring av verksamhet till en annan förvaltning eller till ett regionägt bolag/stiftelse inom Region Stockholm är huvudregeln att handlingar som härrör från den tidigare förvaltningen/bolaget ska avslutas, arkiveras och redovisas.

I Dokument- och arkivreglementet 13 § medges dock att myndigheten, efter samråd med regionarkivet, får besluta om att överlämna handlingar i original till den myndigheten som fortsätter att bedriva verksamheten inom Region Stockholm. Handlingar får även lånas ut en viss tid eller kopieras av den nya myndigheten.


Överlämnandet ska dokumenteras i en skriftlig överenskommelse och i arkivbeskrivningen. I överenskommelsen ska det tydligt framgå vilka handlingar som överlämnats eller lånats ut. Vid utlån ska det i överenskommelsen även framgå vilken tidsperiod lånet avser och hur handlingarna ska återlämnas.

Allmänna handlingar som behövs i verksamheten

De allmänna handlingar som fortfarande behövs i verksamheten kan hanteras på följande sätt:

 

  • Aktuella handlingar förs över i original och införlivas med den nya myndighetens arkiv.
  • Aktuella handlingar lånas ut under viss tid för att sedan återlämnas enligt överenskommelse.
  • Aktuella handlingar kopieras av den nya myndigheten. Originalen finns kvar i den tidigare myndighetens arkiv.

 

Vid överföring av uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till annan myndighet inom regionen blir sekretessbestämmelserna tillämpliga hos den nya myndigheten om den bedriver samma typ av verksamhet (OSL 7 kapitel 2 §).